院办发〔2025〕3号

关于印发《河西学院印章使用管理办法》

《河西学院事业单位法人证书和法定代表人身份证使用管理办法》的通知

各单位、各部门：

《河西学院印章使用管理办法》《河西学院事单位法人证书和法定代表人身份证使用管理办法》已经2025年度第2次校长办公会议审定，现予以印发，请认真遵照执行。

                                  院长办公室

                                 2025年3月25日

河西学院印章使用管理办法

第一章  总  则

第一条  为进一步规范学校各级各类印章的管理使用，切实维护学校合法权益，推进依法治校，根据中共中央办公厅《关于各级党组织印章的规定》（中办发〔1983〕37号）、《国务院关于国家行政机关和事业单位、社会团体印章管理的规定》(国发〔1999〕25号)，结合学校实际，制定本办法。

第二条  党委办公室（院长办公室）是学校各类印章的综合管理部门，具体负责校级印章的使用与管理，统筹学校各类印章的刻制、启用、废止等，指导、监督非校级印章的使用与管理。

第二章  印章种类和规格

第三条  本办法所指印章包括：

（一）学校党委印章即“中国共产党河西学院委员会”印章（包含电子章），学校行政印章即“河西学院”印章（包含电子章），学校钢印即“河西学院”钢印；

（二）学校领导名章和签名章；

（三）学校党委各部门、群团组织、各分党委、党总支印章；

（四）学校各行政部门、各二级学院、直属附属单位、科研平台印章；

（五）冠以法定名称的业务专用章；

（六）其他经学校批准使用的印章。

第四条  印章一般为圆形，依性质中间刊党徽或五角星。业务专用印章为椭圆形状。名章、签名章不做统一规定。

第五条  印章所刊单位名称应为学校公文发布的机构名称全称。除签名章外，印章所刊文字使用国务院公布的简化字，字体为宋体。

第六条 印章的尺寸和材质依据国务院《关于国家行政机关和企业、事业单位印章的规定》（国发〔1999〕25号）及其他相关规定执行。

第三章  印章刻制

第七条   印章应在公安机关指定的印章刻制点刻制。各级各类印章只得刻制一枚。

第八条  学校党委印章、学校行政印章、学校钢印、校领导名章和签名章的刻制，由党委办公室（院长办公室）根据上级单位和公安机关的有关程序要求办理。

第九条  刻制新印章，由申请单位依据相关文件填写《河西学院刻制印章申请表》（见附件1），经单位主要负责人审核、分管校领导批准同意后，到党委办公室（院长办公室）办理刻制印章手续后，持相关材料前往当地公安机关指定刻章地点刻制。

第十条 刻制业务专用章，由所在单位（部门）提出申请，提交校长办公会议审定，审定通过后，填写《河西学院刻制印章申请表》，到党委办公室（院长办公室）办理刻制印章的手续后，持相关材料前往当地公安机关指定刻章地点刻制。

第十一条  因印章损毁严重需要重新刻制的，由印章使用单位填写《河西学院刻制印章申请表》，经单位主要负责人审核、分管校领导批准同意后，到党委办公室（院长办公室）办理刻制印章手续后，持相关材料前往当地公安机关指定刻章地点刻制。原印章上缴党委办公室（院长办公室）。

第十二条  印章刻制完成后，刻印单位持新印章到党委办公室（院长办公室）留存印模，并由党委办公室（院长办公室）发文启用。因印章磨损等问题更换印章的，不再发启用通知。

第十三条  校内任何单位、部门，不得擅自刻制或更换印章。

第十四条  凡未按本管理办法规定程序刻制的印章均为无效印章。

第四章  印章保管

第十五条  学校党委印章、行政印章、学校钢印、校领导名章和签名章由党委办公室（院长办公室）保管，其他印章由印章使用单位保管。

第十六条  各印章使用单位必须指定政治可靠、组织性、纪律性强的人员负责印章的保管使用。负责印章保管和使用的人员为监印人员，监印人员不得由临时聘用人员担任。各单位（部门）、二级学院办公室主任原则上是本单位印章的监印人员。监印人员发生变动，应及时重新确定新的监印人员，并做好交接手续。

第十七条  专用章由印章使用部门设专人负责保管和使用。

第十八条 印章应妥善保管，保管场所应确保安全。印章不得携带出办公室以外使用；如特殊情况需外带使用的，应经单位负责人批准，并派印章管理人员现场司印。

第十九条  监印人员应注意印章日常保养，定期清洗，确保印文字迹清晰。

第二十条  如发生印章遗失，印章使用单位应立即向党委办公室（院长办公室）报告，按公安机关的相关程序要求备案，并通过登报等公告形式对外声明作废。遗失的印章寻获时，应立即交党委办公室（院长办公室）按作废印章的有关规定处理。

第二十一条  各类电子印章应等同于实物印章进行管理，须设置专人保管，专管专用。

第五章  印章使用范围

第二十二条  学校党委印章使用范围：

（一）以学校党委名义印发的各类公文、以学校党委名义报送的各类材料、颁发的证书等；

（二）入党志愿书，党员发展、政审材料等;

（三）经学校党委批准的其它需要使用党委印章的材料。

第二十三条  学校行政印章使用范围：

（一）以学校名义印发的各类公文、报表及颁发的各类证书、聘书，以学校名义签订的各类合同、协议、意向书、备忘录等;

（二）学生毕业（结业、肄业）证书、学位证书、毕业证明书等；

（三）以学校名义开具的事业单位法人证书复印件、法定代表人授权委托书等证明材料；

（四）以学校名义开具的介绍信、证明材料等;

（五）以学校名义申报的各类科研项目申报书（表）、结题申请材料、科研成果、科研奖励、成果申报或监定书（表）、专利申请书等；

（六）经校领导批准的其它需要使用行政章的文件及材料。

第二十四条  学校党委印章和行政印章的电子章使用范围：

只用于按照发文相关规定报校领导签发后的电子公文。

第二十五条  学校钢印使用范围：

学校颁发的各类证件，包括学生证、学位证、毕业证、结业证、肄业证、退休证等证件的照片压印。

第二十六条 学校党委书记名章的使用范围：

（一）入党志愿书；

（二）学校党委及党委书记个人明确批示使用名章及签名章的材料。

第二十七条  学校法定代表人名章的使用范围：

需要法定代表人名章的各类报表、合同、协议、意向书以及委托书、授权书、承诺书、任务书、申报材料和审批表等;

第二十八条  学校法定代表人签名章的使用范围：

（一）学校颁发的毕业证、学位证、肄业证书、毕业证明书等证件；

（二）法定代表人本人批示的其它需要使用法定代表人签名章的材料。

第二十九条  校领导名章的使用范围：

（一）以校领导个人名义签发的信函以及校领导本人批示的其它需要使用校领导名章的材料；

（二）校领导名章不得用于重大事项决策、重要人事任免、重大项目安排、大额度资金使用和合同协议事项的审批环节，不得用于财务相关单据及审批材料。

第三十条 学校内设机构印章使用范围：    

（一）学校内设机构，主要用于在职责范围内处理公务，向学校的请示报告，教学管理以及与校内各单位联系工作，原则上不对外使用。

（二）对外使用范围：党委办公室（院长办公室）印章用于以党委办公室（院长办公室）名义的对外工作联络；党委组织部印章用于师生党组织关系、党员档案证明材料等；党委教师工作部（人事处）印章用于教职工人事关系、工资的对外证明等；档案馆印章用于师生、校友个人档案材料、对外档案证明等。

（三）专用章适用于业务部门特定业务专门用途使用。

第六章  印章使用程序

第三十一条 使用学校党委、行政印章、钢印、校领导名章和签名章，应遵循一事一报、逐级审批的原则，严格执行先审批后用印，谁经办谁首责，谁审批谁负责的要求，具体用印程序如下：

（一）一般事项用印程序：由用印申请人提交申请，由所在单位、业务管理部门分别审批，并报业务分管校领导审批同意后方可用印。其中，党委办公室（院长办公室）认为应提交学校主要负责人审批的，应经学校主要负责人审批同意方可用印。

（二）例行事项用印程序：由用印申请人提交申请，经业务管理部门和党委办公室（院长办公室）主要负责人分别审批同意后方可用印。该程序适用于业务管理部门日常工作中长期存在、需大量使用校级印章的事项。该用印事项应由业务管理部门提前报分管校领导书面授权、党委办公室（院长办公室）备案，方可允许执行例行事项程序。业务分管校领导分工发生变更的，需要重新进行用印事项授权备案。

（三）重大事项用印程序：由用印申请人在用印申请前报相关议事决策机构审定，学校主要负责人审批，并履行本办法一般事项用印程序后方可用印。该程序适用于重大事项决策、重要人事任免、重大项目安排和大额度资金使用的事项。

（四）合同协议用印程序：由用印申请人在用印申请前将合同协议报学校办公室法治科进行合法性审核，并履行本办法一般事项用印程序后方可用印。该程序适用于根据学校合同管理规定要求，以学校名义签订的合同、协议、委托书、授权书等文本用印的事项。合同协议应加盖骑缝章。

（五）公文发文用印程序：按照发文相关规定报校领导审签发文后方可用印。

（六）校领导名章及签名章用印程序：每次的使用由用印申请单位提交申请，由所在单位审批后，报相应校领导审批同意后方可用印。党委办公室（院长办公室）记录用印日期、事由、数量及批准形式等信息。

第三十二条  各单位（学院）用印由各单位（学院）主要负责人审批，审批人应审查用印材料的合规性、完整性和准确性，并承担相应的审批责任。

第三十三条 校印使用申请可通过OA办公系统申请或纸质申请，申请单位应按相应形式的程序要求，清楚填写用印日期、种类、事由、数量等信息。审批人根据申请形式，相应采取登录办公系统审批或书面签字审批。

第三十四条  校印监印人应核对用印材料及申请审批情况的一致性，如用印内容较为重要的，应报党委办公室（院长办公室）主任审查后方可用印。党委办公室（院长办公室）主任提出审查意见，承担该材料相应的审查责任，并定期督导校印使用工作。

第三十五条  各级各类印章使用完成后，印章使用单位监印人员应如实记录所管印章的用印日期、种类、事由、数量、经办人员及其他需要说明的事项，一事一号进行编码，立卷留存相关申请表单、登记册本、电子记录等材料。

重要材料使用校级印章的，申请单位应留存文本原件，副本交党委办公室（院长办公室）备案，该备案文本应与其他用印申请材料一并留存。

各单位应存档本单位印章刻制和使用校印的相关审批材料，上述材料保存期限根据档案管理相关规定执行。

第三十六条  有下列情况之一者，不予用印：

（一）未履行规定的用印审批程序或者用印审批不符合权限要求的；

（二）申请内容与实际材料不符的；

（三）内容不完整、不真实、不准确，存在明显瑕疵的；

（四）内容与本校工作、业务无关的；

（五）无内容的介绍信、证件、证书、表格、纸张等材料；

（六）已加盖符合生效条件印章的；

（七）多处涂改或字迹不清的；

（八）落款名称与印章名称不符的；

（九）其他不适宜用印的情形。

第三十七条  监印人使用印章时，应将印章摆放端正，用力均匀，确保印迹清晰、美观、标准。

用印文件中如有落款和日期，应在相应位置盖章，要求骑年盖月，上不压正文。文件材料需加盖骑缝章的，应在相应的连接线上或纸页边沿再加盖前后相一致的印章。钢印应加盖在证书、证件的个人照片上。

需要密封的文件、信函等材料，印章应盖于信封两侧封口处。

第三十八条  印章使用过程中出现印迹扭曲、模糊等不规范的情况，原则上应另行制作材料，重新规范用印，并收回原材料，统一销毁处理。

第七章  印章废止

第三十九条  因单位撤销、更名或印章毁损等原因终止印章效力的，原印章使用单位应在印章失效五个工作日内向党委办公室（院长办公室）上缴原印章，党委办公室（院长办公室）办理登记备案，每学期末统一归档，由学校档案馆封存。

第四十条  印章使用单位不得自行处置或销毁应予废止的印章。

第八章  责  任

第四十一条  党委办公室（院长办公室）每年度应对各级各类印章进行清查，更新印章使用状态，检查印章使用情况，对于印章管理和使用中违规现象应及时纠正。

第四十二条  假期期间党委办公室（院长办公室）值班人员为校级印章指定监印人，对校级印章的管理和使用负主要责任，应严格执行用印审批手续和用印登记制度。值班结束后要与接班人员做好交接手续。

第四十三条  印章使用单位党政正职负责人是本单位印章使用的第一责任人，负责本单位印章的管理和审批，应严格遵照权限和程序审批用印事项，确保用印安全。监印人应认真负责、遵章守纪、秉公办事，严格执行审批手续和用印登记制度。

第四十四条 各单位、各部门印章、冠以法定名称的业务专用章、经学校批准成立的各种科研性、学术性的非实体机构印章及其它经学校许可使用的印章以及各单位领导签名章的使用，由印章使用单位根据本办法建立健全本单位印章管理办法，明确印章使用审批程序、批准权限。印章管理办法应当报党委办公室（院长办公室）备案。各单位对本单位负责保管的各类印章（含冠以法定名称的业务专用章等）负有管理责任。

第四十五条  有下列情形之一，学校视情节轻重对相关单位和当事人进行相应的批评教育、组织处理、纪律处分、追究赔偿责任，构成违法的依法追究法律责任：

（一）违反程序和规定用印；

（二）印章管理不善造成印章丢失的；

（三）伪造、变造、未经批准私自刻制印章的；

（四）弄虚作假骗用印章的；

（五）印章应交回而未交回的；

（六）随意授权，违反用章审批权限授权的。

第九章  附  则

第四十六条  本办法由党委办公室（院长办公室）负责解释。

第四十七条  本办法自公布之日起施行。

附件：1.河西学院印章刻制申请表

2.河西学院用印申请表（一般事项）

3.河西学院用印申请表（例行事项）

4.河西学院用印申请表（合同协议）

5.河西学院学校印章、校领导名章审批权限授权备案表

河西学院事业单位法人证书和法定代表人身份证使用管理办法

第一章  总  则

第一条  为规范学校事业单位法人证书（原件、复印件、扫描件）、法定代表人身份证（复印件、扫描件）的使用管理，根据《事业单位登记管理暂行条例实施细则》（中央编办发〔2014〕4号）等有关规定，结合学校实际，制定本办法。

第二条 学校事业单位法人证书是学校取得事业单位法人资格的合法凭证，加载统一社会信用代码，其合法权益受国家法律保护，任何单位和个人不得伪造、涂改、出租、出借、转让和故意损毁法人证书。

第三条  事业单位法人证书分为正本和副本，正本、副本以及加盖学校公章的正本、副本复印件、扫描件具有同等法律效力，未加盖学校公章的复印件不具有任何法律效力。

第四条 法定代表人身份证指依法代表学校行使民事权利，履行民事义务的主要负责人（校长）的身份证明。本办法不包含对法定代表人身份证原件的使用与管理。

第二章  使用范围

第五条  学校办理以下事宜和开展其他相关活动时，可提供事业单位法人证书：

（一）刻制印章、办理公车牌照、年审及保险；

（二）申办有关社会保险事宜；

（三）开立银行账户、贷款；

（四）申办税务登记、减免税收及其他优惠；

（五）从事经营活动或兴办、撤销、年检学校企业有关执照；

（六）国有资产登记管理和统计登记；

（七）土地房产登记管理事宜；

（八）申办收费项目及标准、收费许可证、购领收据、发票；

（九）办理法律诉讼、公证事宜；

（十）人事调动和工资基金管理事宜；

（十一）申报或办理海关事宜；

（十二）按照有关规定，要求提交事业单位法人证书的其他事宜。

第六条  法定代表人身份证（复印件、扫描件）主要用于学校财务部门开立账户等学校工作必须的事项。

第三章  日常管理

第七条  学校事业单位法人证书（原件、复印件、扫描件）、法定代表人身份证（复印件、扫描件）由党委办公室（院长办公室）指定专人负责管理，防止被盗、遗失、损毁或涂污，保证其完整和洁净。

第八条 党委办公室（院长办公室）应当按相关规定及时办理学校事业单位法人证书的年审、变更、换领、补办等事宜，保证其合法性和有效性。

第九条 党委办公室（院长办公室）应当如实做好法人证书使用情况的登记、统计工作，每年应对统计数据进行整理、归档，做到数据清楚、情况明确。

第四章  使用程序与要求

第十条  事业单位法人证书的申请使用一般提供复印件，必要时提供副本原件，特殊情况提供正本原件。法定代表人身份证的申请使用只提供复印件。

第十一条 事业单位法人证书复印件和法定代表人身份证复印件的申请使用，由业务主管职能部门通过OA办公系统或书面提出申请，经部门主要负责人审批同意，报分管校领导审批同意后，方可到党委办公室（院长办公室）登记领取。

第十二条  涉及保密等不宜通过OA系统提出申请使用法人证书复印件和法定代表人身份证复印件的，应手工填写《河西学院事业单位法人证书、法定代表人身份证使用申请表》，遵照使用流程书面审批办理。

第十三条  党委办公室（院长办公室）提供复印件时，申请单位须在复印件上写明使用事由、使用期限，方可加盖学校公章使用，没有标明使用事由及使用期限的复印件、扫描件，没有加盖学校公章的复印件、扫描件，不具有任何使用效力。

第十四条 遇有重大、特殊情况，或需要使用法人证书原件的，须填写《河西学院事业单位法人证书、法定代表人身份证使用申请表》，由业务主管职能部门提出申请，经部门主要负责人和分管校领导审批同意，报请校长审批同意后，由党委办公室（院长办公室）管理人员亲自携带证书外出并现场监证。

第十五条  事业单位法人证书和法定代表人身份证的复印件，党委办公室（院长办公室）实行编号管理，一事一号，用完销号，确保复印件的唯一使用性。

第十六条 下列情况禁止使用事业单位法人证书（原件、复印件、扫描件）：

（一）未经规定程序审核批准或批准权限不当；

（二）内容违法违规或有误；

（三）仅涉及个人经济、法律纠纷等方面问题；

（四）申请者非本校教职员工或申请用证的理由与本校工作、业务无关；

（五）其他不适用的情形。

第十七条 违反本办法使用学校事业单位法人证书（原件、复印件、扫描件）、法定代表人身份证（复印件、扫描件），情节较轻的，学校对相关责任人进行批评、教育；情节严重的，根据国家和学校有关规定追究相关责任人、单位负责人和使用人的相应责任；涉嫌犯罪的，移交司法机关。

第五章  责  任

第十八条 申请单位应如实填写申请事由，单位负责人应认真审核申请事由及支撑材料的真实性、有效性、合法性。

第十九条 党委办公室（院长办公室）应认真审查前端审核程序，对符合申请使用要求的及时批准办理，并做好登记记录，立卷留存相关申请表单、登记册本、电子记录等材料；对不符合申请使用要求的说明理由。

第六章  附  则

第二十条  本办法由党委办公室（院长办公室）负责解释。

第二十一条  本办法自印发之日起施行。

附件：河西学院事业单位法人证书、法定代表人身份证使用申请表